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B2B-Vertrieb digitalisieren: Das sind Ihre ersten 4 Aufgaben

B2B Vertrieb digitalisieren

"Können wir das schaffen? Jo, wir schaffen das!“ 

Den Vertrieb zu digitalisieren ist keine Raketenwissenschaft. Allerdings wissen viele Vertriebler nicht, wie und wo sie anfangen sollen, wie sie sich am besten vorbereiten und welche Fehler sie auf jeden Fall vermeiden sollten.

Wir haben mit den Experten Marcus Gebauer von cuinco® | Customer Intelligence Consulting, Thomas Weckmann von Dialog Adress und Frank Welsch-Lehmann von Taipan Consulting gesprochen, die bereits viele Digitalisierungsprojekte im Vertrieb begleitet haben. Ihre wertvollen Tipps haben wir in diesen Artikel mit einfließen lassen.

 

4 Aufgaben, die Ihnen den Einstieg in die Digitalisierung Ihres Vertriebs erleichtern

Wie starten Sie mit der Digitalisierung im Vertrieb? Sie sollten sich einen breiten Überblick über die internen Prozesse, Probleme und Ziele Ihrer Abteilung verschaffen. Damit Sie den Sprung in die Digitalisierung meistern, haben wir im Folgenden 4 Aufgaben für Ihren Start in die Digitalisierung zusammengestellt.

 

1. Aufgabe: Überblick verschaffen

Digitalisierung bedeutet, bestehende Geschäftsprozesse mit Hilfe digitaler Mittel zu verbessern, die zu einem messbaren Mehrwert führen. Um die Grundlage für die digitale Transformation zu schaffen, ist ein umfassendes Bild der IST-Situation nötig. Hierbei sollte ein Gesamtüberblick über die Vertriebsprozesse verschafft werden. 

Schreiben Sie alle Prozesse und die einzelnen Arbeitsschritte auf: Wer macht wann, was, wie und in welcher Reihenfolge. Nur so können Sie im weiteren Verlauf analysieren, wo Verbesserungsbedarf besteht und welche Arbeitsschritte Sie digitalisieren können.

Damit Ihnen ein Gesamtüberblick über Ihre Vertriebsprozesse gelingt, können Übersichtsdiagramme genutzt werden. Wenn Sie mit dem Office Paket arbeiten, dann bietet sich bspw. Visio an oder auch andere Anbieter wie Lucidchart etc., mit denen Sie schnell und einfach Diagramme erstellen können. Des Weiteren finden Sie dort viele Vorlagen, die Ihnen das Visualisieren Ihrer Vertriebsprozesse erleichtern. 

 

Beispiel einer Prozessdarstellung:

Screenshot (159)

 

Tipp: Sie können Ihre Prozesse auch Schritt für Schritt anhand des Kundenlebenszyklus (Awareness, Acquisition, Conversion, Retention, Loyality) visualisieren. Seien Sie dabei so genau wie möglich, denn es bildet die Grundlage für alle weiteren Aufgaben der digitalen Transformation.

Planen Sie dafür ein gemeinsames Team Meeting, in dem die Vertriebsprozesse und Aufgaben kollektiv zusammentragen. Dies regt Ihr Team nicht nur zur Diskussion an, sondern hilft Ihnen auch zu erkennen, an welchen Stellen der größte Handlungsbedarf besteht.

 

2. Aufgabe: Handlungsbedarf identifizieren und priorisieren

Prüfen Sie zunächst, in welchen Bereichen Sie zuerst digitale Strukturen aufbauen müssen oder wollen. Machen Sie dafür eine systematische Analyse. Was ist Ihr Problem und was möchten Sie verändern? Die Probleme müssen konkret und strukturiert beschrieben werden, wichtig dabei sind das Auftreten (wo und wann tritt das Problem auf) und ihre Auswirkungen zu benennen.

 

Überlegen Sie sich Antworten auf die folgenden Fragen:

  • Was genau belastet Sie oder behindert Ihren Vertriebserfolg?
  • Wer ist beteiligt?
  • Was passiert genau?
  • Welche Folgen hat die Situation für Sie?
  • Wodurch ist sie entstanden?
  • Was möchten Sie erreichen?
  • Wer oder was könnte Ihnen helfen, das zu erreichen?

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Das schrittweise Vorgehen ist besser als die Digitalisierung des Vertriebs auf einen Schlag. Sie haben sich nun eine Übersicht über sämtliche Vertriebsprozesse, die digitalisiert werden sollen oder können, erarbeitet. Mit welchem Projekt fangen Sie jetzt an? 

Fragen Sie sich wo der Schuh am meisten drückt und wo sich der größtmögliche Nutzen generieren lässt. Demnach gilt es die Priorisierung festzulegen. Wie die Prioritäten gesetzt werden und welche Personen an dieser Entscheidung beteiligt sind, hängt ganz von den Präferenzen des Unternehmens ab.

 

Hier einige Vorschläge, wie man die richtigen Fragen zur Priorisierung stellt:

  • Legen Sie die zuvor definierten Prozesse auf den Kundenlebenszyklus, um festzustellen, welche Vorgänge sich am stärksten auf Ihre Kunden auswirken

  • Machen Sie die Dauer aller Prozesse sichtbar und schauen Sie sich die Zeitaufwendigsten genauer an. Durch zahlreiche digitale Tools kann in kürzerer Zeit mehr abgewickelt werden

  • Stellen Sie die Kosten der verschiedenen Vertriebsprozesse gegenüber. Durch digitale Lösungen lassen sich in den kostenintensivsten Bereichen mögliche Einsparungen erzielen

 

Tipp: Legen Sie Kriterien fest, um die Prozesse zu priorisieren, die digitalisiert werden sollen.

Beispiel-Kriterien für die Auswahl von Prozessen, die digitalisiert werden sollen:

  • In welchen Prozessen muss Zeit eingespart werden?
  • Werden Kosten eingespart?
  • Ist es ein Prozess, der sich wiederholt?
  • Gibt es eine praktikable Lösung?
  • Ist die Umsetzung einfach und schnell?

 

Beispiel: Die Neukunden-Recherche soll mithilfe des B2B Web Scorings o.ä. digitalisiert werden.

  1. In welchen Prozessen muss Zeit eingespart werden?  Die manuelle Neukunden-Recherche nimmt viel Zeit in Anspruch, zudem müssen Sie für jeden potenziellen Lead manuell recherchieren, um Kontaktdaten zu ergänzen und sich auf den Anruf vorzubereiten. Die Zeit, die für die manuelle Recherche aufgebracht wird, muss eingespart werden, damit die Vertriebsmitarbeiter mehr Gespräche führen können

  2. Werden Kosten eingespart? Ja, da sich der Vertrieb auf die besten Verkaufschancen konzentriert und damit höhere Abschlussquoten erzielt

  3. Ist es ein Prozess, der sich wiederholt? Ja, die Neukunden-Recherche ist ein sich wiederholender Prozess, und von der Vertriebsarbeit nicht wegzudenken.

  4. Gibt es eine praktikable Lösung?  Das B2B Web Scoring, identifiziert mithilfe von KI-basierter Technologie die digitalen Zwillinge der besten Bestandskunden. Diese werden vollautomatisiert mit Informationen angereichert und nach Abschlusswahrscheinlichkeit priorisiert.

  5. Ist die Umsetzung einfach und schnell? Ja, es bedarf keiner technischen Voraussetzungen (CRM-Systeme, Software oder Integrationen) oder digitales Know-how. Die Projektdauer beträgt ca. zwei Wochen. 

 


3. Aufgabe: Ziele richtig setzen 

Definieren Sie konkrete Ziele, die durch die Digitalisierung einzelner Bereiche, Strategien, Strukturen und Prozesse in Ihrem Vertrieb erreicht werden sollen. Nehmen Sie dazu die Problem Beschreibung aus Aufgabe 2 zur Hilfe. Versuchen Sie nicht alles in einem Projekt zu lösen, sondern wählen Sie einen analogen Prozess aus, welchen Sie digitalisieren bzw. automatisieren möchten und fangen Sie damit an. Halten Sie die Komplexität zu Beginn gering und steigern Sie sich von Prozess zu Prozess.

Wichtig: Führen Sie eine Ist-Soll-Analyse durch, zum Beispiel mit Hilfe eines Net Promoter Scores. z.B.: Was möchten Sie erreichen in a) 4 Monaten b) 12 Monaten c) 18 Monaten. Diese Methode können Sie auch nutzen, um die Stimmung in Ihrem Team zu messen. Bsp.: "Wie empfinden Sie die Unterstützung durch digitale Tools in a) heute b) 6 Monaten c) 8 Monaten d) 12 Monaten".

 

Tipp: Zieldefinition mit der SMART-Methode. Die SMART-Methode hat sich in der Praxis für die Definition von Zielen als Vorlage für eine gute Zielformulierung bewährt. Ein smartes Ziel ist immer: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert

Beispiel: 

Schlechte Zielsetzung: Abschlussquote im Neukundengeschäft erhöhen

Besser: Die Abschlussquote im Neukundengeschäft in der Produktkategorie „XY“ steigt im 2. Quartal des Jahres um mindestens 13% im Vergleich zum Vorjahr.

 

4. Aufgabe: Mitarbeiter einbinden und begeistern

Früher war alles besser (1)-1

 

Die beste Technik bringt Ihnen nichts, wenn Ihre Mitarbeiter die Nutzung neuer Anwendungen ablehnen. Viele Mitarbeiter sind mit digitalen Themen noch unvertraut und verbinden damit Ängste und Kontrollverluste. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie Ihre Team aktiv in die Transformation mit einbeziehen.

Dazu bietet sich bspw. ein Workshop an. Schaffen Sie einen Raum, um…

  • Mitarbeiter bei Ihrem Kenntnisstand abzuholen und ihre Bedenken ernst zu nehmen, indem Sie offene Fragen und Unklarheiten klären

  • Mit neuen Themen vertraut zu machen. Es bietet sich an ein Grundverständnis für das Thema Digitalisierung zu erarbeiten und die Chancen und Risiken von Digitalisierung oder KI im Vertrieb darzustellen

  • Sich ein Bild davon zu machen, was Ihre Beschäftigten brauchen / können / wissen / wollen, um notwendige Maßnahmen wie Weiterbildungsmaßnahmen, externe Experten-Unterstützung etc. einzuleiten

  • Zuständigkeiten einzelner Mitarbeiter mit passenden Qualifikationen festzulegen

  • Identifizieren Sie die Key-User, also beeinflussende Mitarbeiter, die Wortführer für das ganze Team sind. Sie können diese von Beginn an bei der optimalen Umsetzung der Arbeitsabläufe begleiten, um eine positive Stimmung im Team zu erreichen.

Nach dem Workshop haben Sie einen umfangreichen Einblick bekommen. Sortieren Sie Ihre Eindrücke und fassen Sie Ihre Erkenntnisse des Workshops zusammen.  Ernennen Sie unter Umständen einen Digital Lead und Change Manager, der die Transformation leitet und mit gutem Beispiel führt.


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Wichtig: 

  • Halten Sie regelmäßige Meetings mit Mitarbeitern über Fortschritte, Entwicklungen und holen Sie sich allgemeines Feedback ein. Ein aktiver Austausch ist förderlich, um Probleme zu erkennen und zu beseitigen.

  • Falls kein analytisches Know-how vorhanden ist, bieten Sie konkrete externe oder interne Schulungsmöglichkeiten an, um diese Kenntnisse zu gewinnen. Denn eine gewisse Grund-Affinität und ein Verständnis für Prozesse, Daten und Tabellen ist von Vorteil

 

Häufige Fehler aus Experten-Erfahrung
  • Häufig wird zu viel auf einmal gewollt
  • Die Komplexität wird beim ersten Digitalisierungsprojekt zu hoch gesetzt
  • Problembeschreibung und Zielsetzung sind zu unkonkret
  • Es wird falsch priorisiert
  • Tool-Overload 

 

Fazit

Digitalisierung ist ein umfassender Prozess. Ohne eine Strategie oder einen Plan kann es schwierig werden, in die Digitalisierung einzusteigen. Es gibt nicht den perfekten Leitfaden oder die perfekte Anleitung. Dennoch lässt sich der Gesamtprozess durch die richtige Vorbereitung und einen guten Plan vereinfachen, um einen besseren Überblick zu wahren. Und Sie werden sehen: es zahlt sich am Ende aus. 

 

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© Photo by Andrea Piacquadio: Pexels.com

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